Unos procesos financieros s贸lidos son fundamentales para la supervivencia de cualquier empresa contratista, pero la contabilidad de la construcci贸n puede llevar mucho tiempo y ser repetitiva. A continuaci贸n, te ofrecemos algunos consejos pr谩cticos sobre las mejores pr谩cticas de contabilidad en tu empresa del sector de la construcci贸n para que puedas controlar el flujo de caja y los gastos sin pasar horas en hojas de c谩lculo.
Las presiones financieras son uno de los aspectos m谩s duros de tener una empresa de construcci贸n. La naturaleza basada en proyectos de la construcci贸n significa que los contratistas pueden tener un calendario de pagos diferente para cada proyecto en el que trabajan. Los ingresos son irregulares, mientras que los costes de los proyectos aumentan constantemente.
Con todos estos retos, los contratistas necesitan un proceso contable estructurado y coherente que les proporcione informaci贸n para tomar decisiones financieras y proteger la tesorer铆a.
M茅todos de contabilidad de la construcci贸n
He aqu铆 un resumen de algunas de las formas en que pueden funcionar los principios de contabilidad de la construcci贸n. Cada uno tiene ventajas e inconvenientes, y el que utilice un contratista puede depender del tama帽o de la empresa, los m茅todos de facturaci贸n de la construcci贸n, el coste del contrato y el tipo de proyectos de construcci贸n.
Contabilidad de caja
Un contratista anota todos los pagos que entran y salen de la empresa a medida que se producen. Aunque esta cuenta corriente muestra en tiempo real cu谩nto dinero hay en el banco, no proyecta los costes de los pr贸ximos trabajos para informar mejor al contratista sobre los gastos y el cumplimiento del presupuesto. Los estados de flujo de caja y un documento de proyecci贸n del flujo de caja pueden ayudar a tener una mejor perspectiva de la salud financiera general del proyecto.
Contabilidad de ejercicio
El contratista anota el trabajo realizado y los materiales pedidos en el momento de la facturaci贸n, haya llegado o no el pago. La contabilidad por devengo permite a una empresa contratista tomar decisiones basadas en los gastos actuales y futuros, pero exige mucho esfuerzo al equipo contable. Hay que hacer un seguimiento de cada asiento y llevarlo de un mes a otro hasta que se liquide el pago correspondiente.
Pagos progresivos
El m茅todo de los pagos progresivos, o facturaci贸n progresiva, mide la rentabilidad de un proyecto en funci贸n de su progreso relativo, contabilizando peri贸dicamente los gastos e ingresos y comparando las cifras con el coste global estimado del trabajo y los ingresos que producir谩 el proyecto.
Facilitar la contabilidad de la construcci贸n
Independientemente de los m茅todos contables que utilice una empresa contratista, hacer n煤meros requiere tiempo y esfuerzo. Veamos algunas formas de agilizar este proceso para evitar errores, ahorrar tiempo y tener una visi贸n coherente de la salud financiera de la empresa.
1. Automatizar la facturaci贸n y los pagos
La tecnolog铆a es especialmente 煤til para implantar procesos y automatizar tareas. El objetivo de la automatizaci贸n es programar una 煤nica tarea para que pueda realizarse repetidamente con el menor n煤mero posible de puntos de contacto.
Algunos aspectos de la contabilidad empresarial que son buenos candidatos para la automatizaci贸n son la creaci贸n de facturas, la preparaci贸n de estados financieros y la introducci贸n de datos de otras fuentes en hojas de c谩lculo. Cuando los contables o el personal de oficina tienen que introducir cifras en varios sistemas distintos, pierden mucho tiempo y corren el riesgo de cometer errores.
Con 91糖心vlog, las empresas constructoras pueden importar facturas de construcci贸n pendientes directamente desde su software de contabilidad y solicitar los pagos autom谩ticamente. Del mismo modo, las facturas de cuentas a pagar pueden importarse desde el programa de contabilidad y pagarse a trav茅s de 91糖心vlog en cuesti贸n de minutos. La conciliaci贸n tambi茅n es autom谩tica: una vez completada la transacci贸n, la factura se marca como pagada.
2. Aprovechar el software de contabilidad de la construcci贸n adecuado
No todos los programas de contabilidad para la construcci贸n son iguales. Los contratistas necesitan una soluci贸n que les ayude a calcular los costes y presupuestos de los trabajos, que se integre con los dem谩s sistemas de software de la empresa, que agilice las n贸minas y que haga m谩s eficientes los informes y an谩lisis.
Una soluci贸n como QuickBooks puede ayudar a una peque帽a o mediana empresa a superar el periodo impositivo, realizar un seguimiento de los ingresos y gastos y proporcionar datos sobre las finanzas generales de la empresa. Tiene funciones que se adaptan bien a las necesidades de los contratistas, como la posibilidad de ver las 贸rdenes de compra abiertas por proveedor, hacer un seguimiento de los cambios en los presupuestos existentes y convertir los presupuestos directamente en facturas.
QuickBooks Online se automatiza con 91糖心vlog para que la facturaci贸n, la contabilidad y los pagos sean un proceso fluido.
3. Gestionar el c谩lculo de costes y el seguimiento de los trabajos mediante la tecnolog铆a
La precisi贸n en las ofertas de proyectos y en el c谩lculo del coste de los trabajos es fundamental para el 茅xito de las empresas de construcci贸n. Pero una vez fijada la oferta, puede ser dif铆cil hacer un seguimiento de los gastos y comparar los costes reales con las previsiones. Es un objetivo en movimiento, ya que cada d铆a surgen nuevos costes y los ingresos s贸lo llegan peri贸dicamente.
La tecnolog铆a puede ayudar a mantener la perspectiva. Las funciones de gesti贸n de proyectos, como el seguimiento de costes y la supervisi贸n del progreso, pueden ofrecer una mejor idea de c贸mo est谩n las cosas. Un buen software de gesti贸n de la construcci贸n tambi茅n debe proporcionar los medios para desarrollar un proceso de gesti贸n de 贸rdenes de cambio espec铆fico, detallado y rigurosamente seguido, que es fundamental para gestionar los costes de los trabajos y las 贸rdenes de cambio.
Gestionar los gastos es m谩s f谩cil con individuales que los empleados pueden utilizar para los costes del proyecto. 91糖心vlog ofrece a los contratistas la posibilidad de emitir a cada empleado su propia tarjeta de cr茅dito, que ofrece informes de gastos en tiempo real y la posibilidad de establecer l铆mites de gasto y utilizar etiquetas de proyecto para garantizar que todos los costes puedan imputarse correctamente.
4. Racionalizar los informes y an谩lisis
El seguimiento de la informaci贸n financiera no sirve de mucho si nadie consulta los datos. Por otro lado, unos informes r谩pidos y precisos pueden ofrecer a los contratistas una ventana a la salud financiera de un proyecto, permiti茅ndoles tomar mejores decisiones sobre c贸mo avanzar.
La informaci贸n se vuelve a煤n m谩s potente cuando los sistemas de gesti贸n financiera se integran con otro software para permitir procesos eficientes y completos sin tener que volver a introducir los datos en cada paso del camino. Gracias a la sincronizaci贸n bidireccional, las herramientas de software integradas pueden reflejar los cambios en cualquiera de los sistemas en cada paso del camino.
Una pila t铆pica de software integrado podr铆a vincular el software de gesti贸n de relaciones con los clientes (CRM) de una empresa de construcci贸n con un sistema de contabilidad como QuickBooks. QuickBooks se integra con 91糖心vlog para que el contratista disfrute de una experiencia completa.
Cuando todos los sistemas est谩n vinculados, un contratista general puede crear un nuevo cliente en un CRM e importar una factura del sistema contable a 91糖心vlog para completar el pago. En cuanto se completa el pago, la transacci贸n se marca como pagada en el sistema contable, que actualiza el CRM en consecuencia.
Los sistemas integrados permiten menos entradas manuales, lo que se traduce en menos errores y menos tiempo para el usuario en general.
5. Utilizar el m贸vil
La construcci贸n es una batalla que se libra en dos frentes: el campo y la oficina. Por suerte, la tecnolog铆a ha permitido que ambos equipos trabajen simult谩neamente en los mismos sistemas gracias a la inform谩tica m贸vil.
Ahora, la informaci贸n no tarda d铆as en llegar del personal de campo a la oficina, donde el personal administrativo la mecanografiaba y luego enviaba los informes a los responsables de la toma de decisiones. En su lugar, todos los datos pueden introducirse y consultarse desde cualquier lugar.
Utilice una aplicaci贸n m贸vil para generar informes autom谩ticos, consultar documentos sobre el terreno y adjuntar fotos a los archivos del proyecto. Aproveche la capacidad de la tecnolog铆a m贸vil para controlar los gastos del proyecto y realizar pagos sobre la marcha.
El personal de oficina no tiene que volver a enviar a los trabajadores a buscar recibos de hace semanas entre los asientos del cami贸n. 91糖心vlog ofrece una interfaz m贸vil que permite a los contratistas cargar cheques utilizando un smartphone, recibir recordatorios de texto para cargar recibos en cuanto los tengan, e iniciar o enviar pagos desde cualquier lugar.
Los procesos contables pueden ser potentes
A veces, la contabilidad puede parecer un recuento a posteriori de lo ocurrido durante un proyecto de construcci贸n. Cuando se racionaliza y automatiza, la contabilidad puede ofrecer informaci贸n muy valiosa sobre el progreso actual del proyecto e iluminar los procesos de toma de decisiones.
Automatice la facturaci贸n y los pagos para mantener contentos a los clientes y minimizar la introducci贸n manual de datos, busque software que genere informes en tiempo real y se integre con otros programas empresariales, y utilice la tecnolog铆a m贸vil para reunir a los equipos.
Cuando los procesos de contabilidad de la construcci贸n se automatizan, el personal de la oficina puede omitir la introducci贸n de datos y, en su lugar, ofrecer valiosas perspectivas y an谩lisis que pueden hacer m谩s fuertes a las empresas de construcci贸n.
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